這不只是一本談遠距工作的書,其實也是一本談「團隊管理」的書。很多地方可以找到跟其他管理書籍互相呼應的內容。

很多人擔心遠距工作會降低效率,但如果建立起好的遠距工作文化,遠距工作不只不會降低效率,甚至可以提高效率。

財報狗在農曆年後,由於疫情關係,從原本一週進公司一次,改為全遠端工作。到現在一個多月,我自己覺得我的產能和工作效率大幅提高。其中有些技巧,就算之後恢復正常進辦公室我仍會持續。

這本書是在 2013 年發行,可以看出當時作者還很重視即時溝通。但是 2020 年的現在,他們已經完全不覺得了,可以參考我翻譯的【Basecamp 內部溝通指南】

遠距工作最重要的是寫作能力,作者 Jason Fried 在這本書中有提幾本增進寫作能力的書,我補充一些 2019 年 10 月他在其他 Podcast 訪談推薦的書和文章:

  • 他最推薦的寫作書:《Revising Prose》
  • 3 個商業寫作非常厲害的人:
    1. 巴菲特
    2. 查理孟格
    3. 貝佐斯
    你讀他們的股東信,你會想「我知道他們想表達什麼,我沒辦法講得比他們更好。」
  • 增進寫作的技巧:
    1. 閱讀優秀作者的作品
    2. 練習寫和編輯。寫一篇三頁的內容,然後改寫成只有一頁、三個段落、一個段落、一句話。
    3. 大聲讀出來,會很平淡嗎?每句話長度都一樣嗎?文字要有節奏,如果唸起來不順,那就重新編輯。
  • 他也推薦 Annie Dillard,一個短故事作家。Jason 喜歡《The Abundance》裡的 Total Eclipse。

重點摘要

  • 好的遠距工作可以提升團隊效率、團隊成員的健康,讓團隊成員可以有更多的時間與自由。
  • 管理者不敢嘗試遠距工作的其中一個理由,是「我怎麽知道他們有沒有認真工作」。但作者表示:「如果我們不能信任員工,表示我們聘用人員的決策出錯了。事情就是這樣。要是你害怕員工沒有你在一旁監督就會偷懶,不願意讓他們在家工作,那麼你就只是他們的保母,不是稱職的管理者。此時,遠距工作反而是你最不需要擔心的問題。追根究底,你根本不應該聘請自己無法信任的員工,或是為不信任你的老闆工作。你要不就信任自己的合作伙伴,不然就找別人合作吧。」
  • 雇用遠距工作者的好處之一,是工作成果變成評斷績效的唯一標準。重點會轉向實際的工作進度,不需操心那些無關緊要的瑣事。
  • 「開會」與「管理者」才是工作成效不彰的主要原因。遠離開會與管理者,才能完成越多任務。
  • 遠距工作需要紮實的文字能力才行得通。
  • 管理者應時常與「所有」員工接觸,尤其是遠距工作者,應該要更頻繁接觸。一對一接觸的目的是維持固定溝通管道的暢通。工作士氣與動力都是很脆弱的東西,你必須時時掌握遠距工作團隊的脈動。等上一年半載在進行正式回顧就來不及了。

以下是各章節筆記摘錄

一、遠距工作的時機到了

  • 有意義的工作、有創意的工作、需要縝密思考的工作、重要的工作——這樣的任務需要長時間不被打斷,才能進入狀況。
  • 問一下身邊的朋友,或是問問自己:你真的想把事情做好時會去哪裡?我想你的答案一定不會是「下午的辦公室」。
  • 研究指出,通勤會增加肥胖、失眠、壓力、頸背酸痛、高血壓以及其他壓力致病的風險,比如說心臟病發與憂鬱症,甚至有導致離婚的可能。
  • 假設你每天早上在尖峰時段花上 30 分鐘開車,另外花 15 分鐘取車,走進辦公室。一天來回就得花上一個半小時,每週七個半小時,去掉假日和休假的話,每年約 300 至 400 小時。
  • 人生不需要劃分出平面工作與退休的界線。
  • 真正的奢華享受,是坐擁時間與自由。
  • 根據我們的觀察,傑出員工的工作地點若是遠離業界的喧囂,比較不會整天想著要跳槽,對自己的工作滿意度往往也比較高。
  • 遠距工作不代表你完全不需要辦公室,只是辦公室並非必需品。如今我們旗下有36名員工,擁有一間我們協助設計的芝加哥辦公室。辦公室裡有一間簡報用的修行講堂,還有一張乒乓球桌,每天有 10 名員工在此工作。
  • 你或許沒察覺到,你所服務的公司早已實施遠距工作了。法務、會計、人資、廣告—這些都是企業的基本業務,如果沒有外部人力執行,公司可能連生意都沒得做,這是活動都在公司外部進行,遠離公司網路,卻沒有人質疑其執行效率。

二、藉口逐一擊破

  • 如果我們不能信任員工,表示我們聘用人員的決策出錯了。事情就是這樣。要是你害怕員工沒有你在一旁監督就會偷懶,不願意讓他們在家工作,那麼你就只是他們的保母,不是稱職的管理者。此時,遠距工作反而是你最不需要擔心的問題。
  • 追根究底,你根本不應該聘請自己無法信任的員工,或是為不信任你的老闆工作。你要不就信任自己的合作伙伴,不然就找別人合作吧。
  • 只要工作能帶來樂趣,讓人有成就感,多數人都想要工作。
  • 管理變得寬鬆時,企業文化就極其重要。企業文化越強,越不需要特別明確的訓練與監督。在理想的狀況下,可以讓自主管理的人自由發揮,因為你曉得他們會把工作做好,他們的做法與公司文化相契合。
  • 遠距工作員工促使你早日破除企業文化是建立在人際社交活動的幻想。現在你可以用實際行動來界定並實踐自己的企業文化了。

三、遠距協同合作怎麼進行

  • 根據我們在 Basecamp 的經驗,需要有四個小時的工作重疊的時間,才能避免協同合作延遲,感覺彼此是一個團體。
  • 說來諷刺,當工作時段只有一半與團隊成員充電時,你的工作效率或許反而會增加。
  • 假如你實在沒辦法克服時差問題,你就得想辦法在無即時協同合作的情況下工作,我們覺得在大部分情況下,這樣做的挑戰性很高。但如果能因此募得一等一的人才,那就值得了。
  • 我們都需要頭腦放空的休息時間,工作夥伴一起放鬆的效果也不錯。你可以用聊天室提供凝聚感情的社交空間。
  • 當你和同事同處一室時,容易覺得自己對公司裡發生的大小事瞭若指掌。至少感覺起來是那樣的,這種穩定的感覺令人安心。我們透過每週更新的「你最近在忙什麼」討論串,把凝聚團隊的方式制度化
  • 工作進展若能跟同事分享,是最快樂的。
  • 雇用遠距工作者的好處之一,是工作成果變成評斷績效的唯一標準。重點會轉向實際的工作進度,不需操心那些無關緊要的瑣事。
  • 「開會」與「管理者」才是工作成效不彰的主要原因。遠離開會與管理者,才能完成越多任務。

四、小心恐龍

  • 遠距工作的小小缺點是,網路不能完全替代真實的人際互動。我們觀察到,人際互動不一定要來自同事或業界友人,有時,更令人心滿意足的經驗是來自於配偶、子女、家人、朋友及鄰居間的互動。幽閉恐懼是真實存在的,遠距工作者跟必須進辦公室的人相較,更容易受影響。
  • 管理者必須建立起合理期待的文化。鼓勵員工思考自己「一天盡力工作的成果」有助於建立合理的界線。每天工作接近尾聲時,請捫心自問:「我是否已盡力做完今天份內的工作?」回答這個問題會令人心情得到釋放。假如答案為「是」,你就可以安心放下工作,因為你已經完成了任務。假如答案為「否」,那麼你就當作今天狀況太不佳,好好思索「五個為什麼」。
  • 想好好嘗試遠距工作,至少得讓整個團隊投入,包括專案人員以及相關工作人員。雇用外國員工時,最好先採用約聘的方式雇用員工。

五、聘請最優秀的人才,把他們留住

  • 遠距工作需要紮實的文字能力才行得通。
  • 聘請遠距員工時,人際互動顯得更為重要。除非彼此努力維繫,不然很容易產生不好的情緒。最好的方法就是,在工作團隊裡召集越多心態樂觀的人越好。我們說的是那些竭盡自己所能,不讓別人感到不愉快的人。別忘了情緒是會傳染的,不管是好情緒或壞情緒。
  • 你必須時時觀測工作氣氛,這一點跟慎選員工一樣重要。只要有害群之馬存在,就很容易搞壞大家的情緒,這在遠距工作的環境裡後果尤其不堪設想。
  • 俗話說的沒錯:混蛋給我滾開。但對遠距工作,甚至連混蛋行為也不准,也不允許情緒化反應和惡劣氣氛的存在。
  • 員工都是人,很自然會有工作以外的興趣,主管的職責包括要鼓勵員工去發展工作以外的興趣。過去兩年,我們送給員工的年終贈禮是各式各樣精選的特色旅遊行程,比方說巴黎的廚藝課程,或全家一起同遊迪士尼樂園。這些行程的目的,都是為了促進員工與親友留下值得回憶的體驗,讓他們遊歷新的地方,開發新的技能。
  • 多采多姿的文化才能激發靈感創意。你這週末連續工作者時,必須花更多心力鼓勵他們追求個人成長,培養多樣化的發展。為了讓員工願意長期為公司效力,打造出有趣職場的代價其實不算什麼。
  • 想用機智問答找出最棒的人才,簡直是無稽之談。擅長解開空想謎題的人與適合你們公司的人,彼此之間的關聯性薄弱,就算你要找的是工程師也一樣。
  • 身為遠距工作者,良好的寫作能力是必要的條件。你若擔任公司的老闆或主管,最好在找人時,就篩選對方的寫作能力。
  • 你應該要大量閱讀,學習優秀的作者怎樣傳到意念。文字首重清晰,風格其次。以下列出幾本參考書,你真的想精進寫作能力就從這裡開始吧:
    • 《論優良寫作》(On Writing Well)
    • 《風格的要素》(The Elements of Style)
    • 《修改散文》(Revising Prose by Richard Lanham )
  • 遠距工作理想的訓練計劃,應該是先當約聘人員一陣子。約聘人員必須定下合理的工作計劃,定期繳出合理進度,把模糊抽象的工作內容變成能端上檯面的成品。這些能力同樣適用於遠距工作。

六、管理遠距工作者

  • 大致來說,越早開始實施遠距工作越好。企業文化是與時俱進的,如果企業文化的發展有遠距工作者參與,會容易許多。
  • 雖然我們主張管理者應時常與「所有」員工接觸,不過對遠距工作者可能要比更頻繁接觸比較好。這種一對一接觸的目的,其實是要維持固定溝通管道的暢通。打幾通電話就能避免因疏於處理而不斷累積的各種問題及顧慮。工作士氣與動力都是很脆弱的東西,你必須時時掌握遠距工作團隊的脈動。等上一年半載在進行正式回顧就來不及了。
  • 幫助遠距工作者將障礙全數排除。首先,授權所有人都能自主做決定。其次,必須確保所有遠距員工都能取得工作上所需事物。
  • 大家都應該彼此互相關照,留意有沒有同事把自己操的太累,不過,這個責任終究得由管理者和老闆來定調。要是主管和老闆經常像鐵打的超人般狂加班,就比較可能養成工作過度的職場文化。
  • 碎嘴的聚會偶爾來一次還不賴,一旦變成常態,就會出問題。把見面的機會變得比較困難,也沒那麼頻繁,你會發現人們互動的價值因此提升,絕非下降。

七、遠距工作者的生活

  • 區隔工作的私人用途的電腦有其好處,同樣的道理,區分工作及玩樂時身上穿的服飾也有幫助。這不表示你得每天穿套裝。我們只是建議你,區隔出工作娛樂的界線。
  • 動機是維持腦力運作的燃料。一個充滿動力的下午,你能完成多天份的工作量。話說回來,要是缺乏動機,你可能耗掉一整個禮拜才能完成一天的工作量。唯一能促進工作動力的可靠方法,是鼓勵人們做他們喜歡並在乎的事情,與他們喜歡並在乎的人合作。別無他法。
  • 管理者若發現員工的工作表現不力,請把對方找來當面談談。釐清到底是他厭倦不具挑戰性的工作,還是覺得自己動彈不得,遲遲不想面對感覺無能為力的狀況?想想自己有什麼辦法幫員工一把,讓他們重新上軌道。
  • 允許工作團隊採取遠距辦公的好處之一,便是有機會隨心所欲改變眼前的風景。改變環境能促發新想法。多樣化的環境可以展現在工作中,採用不同觀點面對同樣的問題,的確是件好事。
  • 工作上不想被忽視,有兩種基本作法。一是大吵大鬧。二是持續進步,有突出表現。幸好,「成果」是衡量遠距工作者唯一重要的指標。

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