意識參與的程度決定你的生產力——《每天最重要的兩小時》讀書筆記

比別人更努力,可能不是最好的方法

推薦程度:

  • 4/5
  • 這是一本教你提高生產力的書,有別於其他時間管理的書,它講了更多時間管理方法背後的科學研究
  • 這種引用大量研究的書很合我的胃口

重點摘要:

  • 當做完一件事,或臨時被打斷(包括分心使用手機、上網等),不要馬上接著做下一件事。把自己抽離出來,跟自己說「這是決定點,我要好好思考」,將自己抽離手上事物,好好思考全局,什麼才是接下來應該做的,不要因為缺乏進展的愧疚感而急著做一下件事。
  • 事先想像做完每一件事,接下來要幹嘛。想像你可能因為什麼因素被打斷、想像被打斷後你要做什麼。光是事先想像,就會讓你更有可能達成目標。
  • 擅用情緒。憤怒讓你果斷,悲傷讓你公正、深思熟慮,好心情讓你有創意。事先想像什麼時候會有什麼情緒,將適當的任務配置在那之後。
  • 小事情也會消耗心智能量,別在意志力最好的時候去處理信件、看 Facebook 等雜事。
  • 前一天規劃好事情,幫你減少隔天心智能量的消耗。
  • 分心的時候就內觀冥想,平靜地察覺思緒的飄移,但不要做動作,讓腦中想法亂飄一陣子,它就會回來讓你繼續做事了。
  • 當你覺得專注力很差,有幾種做法:喝水、攝取咖啡因(半罐紅牛)、做點小運動、睡 10 分鐘。
  • 需要專注、機靈的時候環境要亮一點、安靜,需要創意的時候就暗一點、中等噪音(70分貝)。
  • 雜亂會影響專注。
  • 久坐不動會讓活力和情緒低落。

以下是筆記摘錄

策略一:在日常事務中,辨識每一個決定點

  • 日常生活有太多習慣性例行程序,例如早上起床、換衣服、通勤到公司、開電腦、回覆電子郵件、吃午餐、開會、運動、煮飯、準備上床睡覺等。
  • 問題是,我們經常做完一件事後,緊接著做另外一件事,並未多加思考接下來應該做哪件事才對。我們出於反射地回應,想到什麼就去做,不管這麼做有多不智。結果是,我們浪費了大量的時間和精力。
  • 在研究界,有一項重要的理論:在其他條件與因素不變的情況下,我們通常傾向走最不花腦筋的那條路。
  • 想要改變頭腦自動駕駛的模式,訣竅在於辨識那些介於各項事物之間、相當珍貴的決定點時刻,並且妥善把握這些時刻,好好決定接下來該做哪件事。
  • 別為了節省5分鐘,瞎忙一整個小時
  • 簡單來說,這些珍貴的時刻,出現在一項事物結束或被打斷時,例如當你講完一通電話時,你「可以」選擇接下來要做什麼事,是應該先回一封電子郵件,或是先為一場會議做準備?
  • 意識的主要功能,是在自動模式神經例行程序出狀況時作出決定,尤其是當不同的神經例行程序,同時引導我們去做兩種只能選擇其一、不能同時進行的肢體動作時。
  • 意識思考其實是一種臨時的替代作用,他是在較自動化處理功能面臨相互衝突的行動時,因為需要做出決定而出現解決問題的一種運作。
  • 因此,決定點往往出現在衝突狀況發生時,無論是兩種自動行為相互衝突時,或是行為與目標互相衝突時。在這些時刻,我們可能會感覺自己被拉往許多不同方向。
  • 我認識的大多數人,當手上有很多事要做時,如果覺察時間流逝而沒有進展,就會心生焦慮或內疚。正因為這些決定點可能令我們如此感到不安,所以我們才會傾向快速略過,開始快快做另一件事。通常,也就是在這種時候,我們的時間運用出了錯。
  • 對每個決定點做出最佳利用,要訣只有一個,而且很簡單,那就是善用這些短暫時刻,想一下當時什麼對你才是真正重要的事物。

把握三個小訣竅,可以幫助你對每個決定點做出最佳利用

珍惜每個決定點

  • 當決定點到來時能夠認知到,並且把握住它。決定點可以為你和你當下的掛念提供一點「距離」,讓你做出更有策略性更有目標的選擇。
  • 研究顯示,創造心理上的距離,能夠產生較高程度的思考,較能讓我們宏觀地考慮大局。當我們太靠近一項決定時,我們會傾向過度考慮當下的掛念。

事先計劃在決定點要採取的行動

  • 大量研究顯示,事先為可能出現的阻礙進行規劃或準備,可以大幅提升我們展現出自己期望行為的可能性,並減少當場不自然、不理想的行為反應。
  • 你應該計劃當這種時刻出現時,自己希望採取的一種新行動,而且光是設想計劃這項新行動,就能提高成功的可能性。
  • 我們在想像一項行動時所使用的神經迴路,與我們實際執行這項行動時所使用的神經迴路是相同的。相關證據表示,想像某種阻礙出現時,我們打算採取什麼樣的行為,讓我能讓我們腦內的神經迴路預做準備。所以,當這種阻礙真的出現時,我們更可能會遵循計劃採取行動。
  • 這有助於解釋,為何在實際練習之外,光是想像成功做好某個運動動作,就能幫助提高人們學會一項運動的可能性。

在尚未有意識決定接下來要做什麼事之前,先別急著做下一件事


策略二:管理你的心智能量,善用好情緒和壞情緒

  • 在完成一件運用自制力的事情之後,在處理另一件需要運用自制力的事情時,這些大腦區域的效能就會降低。
  • 人們開放自己的選項,有時甚至因此付出高額成本,卻未獲得什麼好處,這是因為:「做決策需要展現意志力,意志力不足的狀態,是人們想方設法拖延或逃避做出決定。」

正面或負面的情緒都有功用

憤怒

  • 憤怒或難過,會激發我們特定的想法與行動
  • 憤怒會讓我們朝一個人或某個事物與想法靠近
  • 當你明知某件事是正確而該做的事,卻因為害怕風險而不敢去做時,可以考慮稍微點燃一下自己的憤怒情緒。如同我一位良師益友曾經提出的解釋,他說,有時最能激勵某人接受眼前挑戰的方法就是激將法

悲傷

  • 當我們感到悲傷時,在做決策時通常比較不會有偏見,我們會稍微更緩慢、更慎重思考應該信任誰
  • 在悲傷的情緒中,我們的行為也可能更公平、較不自私
  • 在悲傷之中,我們傾向慎重存疑,而這有助於避免我們輕易上當受騙
  • 悲傷的情緒也使我們更傾向努力讓傳達的訊息具有說服力
  • 總而言之,當我們需要換下腳步深思熟慮時,悲傷的情緒可能有所助益

焦慮

  • 在生理上,焦慮不安和準備就緒幾乎是相同的;焦慮促使我們高度警覺,準備對任何可能發生的情況做出反應
  • 如果你了解焦慮的益處,反而會開始感謝他。下一次,當你感到緊張時,試試對自己說:「我不是緊張,我是警覺,準備有所反應。」

好心情

  • 好心情特別有助於發現新洞察、發揮創意、在做決定時不那麼挑剔,以及迅速做出決定

如何管理心智能量

  • 減輕心智疲勞:早上首先完成你當天最重要的工作,以免腦力被無數個小決定先消耗掉;看看當日的待辦事項有哪些,先加以區分,標示為重要、創意、其他等分類;只用下午一個小時閱讀和回覆電子郵件;在非常重要或忙碌的工作天前一碗,先做出一些決定
  • 幫助補充心智能量:緩慢進行幾次深呼吸;讓自己開懷大笑;小睡 10 分鐘。打盹 20 分鐘或 30 分鐘,雖然也有助於恢復精神,但效益不如 10 分鐘
  • 預先思考一下我們會遇到什麼事情,可能引發什麼情緒,藉此規劃之後做的事情
  • 好好選擇在何時擁有巔峰表現,並大方為他們做出其他犧牲。你應該把少數真正重要的事項做到優異,而不是企圖做完所有事,但每件事都做得平庸無奇
  • 懂得在何時說不

策略三:調整對抗分心的方法,學會放自己一馬

  • 為了保持專注在重要的事務上,我們必須擅長兩個技巧。第一項技巧很顯然,就是移除分心事物 — 如果我們更了解注意力的運作方式,就會更重視這件事。第二項技巧是我們必須學會讓自己的心思「漫遊」,學會把手鬆開一點,別緊抓著注意力不放,逼自己長時間專注在一件事務上。
  • 人類的大腦結構並非天生設定要無止境地專注於任何一件事物上,而是要快速地在不同的注意焦點之間來回切換。為什麼?從進化來看,若不如此,很難想像我們要如何生存下去。察覺到接近的人、動物或飛行物體的,是明確必要的生存策略之一,如果我們只聚焦於單一食物、不留意潛在的危險,我們很容易就會受到攻擊。
  • 靜坐有助於鍛煉專注力
  • 東想西想, 會讓你變得更有創意
  • 在日常生活中較常做白日夢的人,通常比較有創意
  • 心思漫遊似乎對於高度挑戰性的長期規劃工作有所助益

有兩種方法可以藉由刻意鬆開你的專注力,以提高你的生產力。

  • 先想好當思緒漫遊要做什麼
  • 練習察覺當下的想法,並且不加以批判。
    下次,當你發現自己在做白日夢時,請告訴自己沒關係,但不要離開房間或開啟任何媒體,也不要開始回覆電子郵件等進行別的新事物,就那樣坐著,讓你的心思漫遊。每當你心思漫遊時,隨著它,但別去引導它,你大概會發現在幾分鐘之後,你就會回到原先的工作上,而且能在無需掙扎的情況下,更快速地投入工作

策略四:掌握運動和飲食的訣竅,你就能表現得更出色

  • 身體狀態會影響心智狀態

運動

  • 在適當的時間,縱使只是一點運動,也能幫助你在接下來的幾個小時內思考的更好、有效保持專注、讓思緒變得更敏銳,並且減輕焦慮的,而這些都是維持生產力的要素
  • 運動 10 到 40 分鐘,具有改善大腦執行功能的立即和持續性訊息效果
  • 運動特別有助於提升和自制相關的執行功能
  • 保持適量運動,有助提升專注力,使注意力變得更加銳利
  • 進行 21 到 30 分鐘的有氧運動,便足以有效地在運動後減輕焦慮感。另一項研究顯示,就更長期而言。運動可以阻止慣性壓力所帶來的不良影響
  • 這種提高正面情緒的作用,在運動後 30 分鐘內達到高峰,而且這種情緒提振的作用,在那些運動前情緒低落的人身上最為強烈

食物

  • 攝取碳水化合物 15 分鐘後注意力獲得改善,但在攝取 1 小時後,大腦的其他執行功能降低。反觀,高蛋白質餐點會在 1 小時後提升記憶力
  • 研究發現,當人們攝取的主要營養素是脂肪,而非蛋白質或碳水化合物時,對幾種運用大腦執行功能的事務具有較大的助益作用,此助益作用大約持續 3 小時
  • 維持穩定的血糖濃度,對認知功能和穩定情緒最有益

  • 即便只是輕微程度的脫水,也會對我們的心智能量和發揮最佳能力造成負面影響

咖啡因

  • 如果咖啡有效, 30分鐘左右就會知道
  • 如果尋求提升提振精神和心智能量,最好在攝取咖啡因的同時,再加上一點其他食物。研究發現,攝取咖啡因時只加水,雖然能在喝完個30分鐘後提振感覺,但在一個半小時到兩個半小時後,咖啡因可能讓你感覺難以清晰思考,也可能會令人感覺更疲倦,甚至提高敵意。不過如果你不是把咖啡因和水混合著喝,而是把它和優格飲料混合著喝,就能消除這些作用,使咖啡因對你的正面作用持續更久
  • 半罐紅牛(大約40毫克的咖啡因,再加上可能影響作用的其他成分),所產生的正面效益高於喝掉一整罐或一罐半
  • 如果喝咖啡失效,考慮小睡一下

策略五:噪音、光線、雜物?自己動手打造最有益的工作環境

聲音

  • 研究人員已經發現,包括背景音樂、城市聲音、人們的交談聲在內,環境噪音導致絕大多數人的工作效能變差
  • 相較於音量和節奏變化較小的持續性談話,斷斷續續的談話聲,對需要運用認知技巧的工作,例如保持高專注力、閱讀和處理文書作業、處理數據的,影響程度更大
  • 雖然聽音樂能夠趕上正面情緒,提升運動表現,使人們做事速度快一點,但對閱讀具有干擾作用
  • 個性外向、短期記憶力佳的人,比較耐得住噪音干擾
  • 中等程度的噪音,對提升創意有幫助(七十分貝,大約是距離吸塵器 3 公尺)
  • 安靜,是最有益的工作環境

光線

  • 明亮的房間比光線較暗的房間,更容易引領你進入最佳心智狀態,尤其在陰天或冬季
  • 帶有較多藍光的白光燈,能幫助你變得更機靈
  • 當你想做需要發揮創意的工作時,可以把燈光調暗一點

環境

  • 雜亂囤積,會影響你的專注力
  • 辦公室寬敞一點,有助你多冒點險、展現領導自信
  • 久坐不動,容易讓活力和情緒低落

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