我的日記長什麼樣?子彈筆記 + Five Minute Journal + Productivity Planner

每個寫日記的人,背後有各自不同的理由。有人想記錄自己的生活,有人藉由日記抒發自己的內心,也有人當作一種藝術創作。不同的理由,想達到不同的目的,我這三年也在寫日記,而我寫日記的只有一個:提高我的生產力。

我日記都寫在實體筆記本,用的是 MIDORI MD Notebook A5 方格筆記本。現在我幾乎所有實體的文字都寫在這本筆記本上,數位的紀錄則是使用 Notion App。對我來說,這兩個差異在實體筆記本重點是「時」,數位筆記本重點是「事」。兩者之間的分界很微妙,不過因為這篇文章只講日記的部分,不需要講到那麼細膩的差異,我日記全部都是記錄在實體筆記本上。

這篇文章分兩大塊:

  • 我的日記長什麼樣?
  • 為什麼我這樣設計我的日記?

我的日記長什麼樣?

在說明為什麼日記可以幫我提高生產力之前,先給大家看我的日記長怎麼樣(因為字太醜,所以還是用電腦做圖,比較不傷你們的眼睛)。這是我一整天下來,最後日記會呈現的樣子。最上面寫日期,接下來會有一些記錄:

Five Minute Journal

日記格式主要是參考 Five Minute Journal:

  • 每天早上會寫下三件感恩的事、三件當天希望完成的事,跟一句對自己的正向肯定語。
  • 晚上則是寫下三件今天發生的好事,以及今天可以如何變得更好。
Five Minute Journal

我後面會說明為什麼這個對我的生產力有幫助,但你如果想知道這個設計背後的想法,兩位發明人 UJ Ramdas 跟 Alex Ikonn 的介紹影片是我看過最詳細的說明。

如果仔細看我的日記,會發現我的日記跟 Five Minute Journal 有幾個地方不一樣。第一個是當天任務我不只寫三個,而且我是寫在最上方,不像原本的設計是寫在第二段。第二個不同點則是當天任務左邊有一些符號,右邊則是多了奇怪的英文和數字。原因是在 Five Minute Journal 之上,我又加上了子彈筆記和 Productivity Planner 的設計。

Productivity Planner

Five Minute Journal 的兩位發明人,在推出這本筆記本之後,又針對生產力推出另一本筆記本,叫做 Productivity Planner

Productivity Planner

這個筆記本專為生產力設計,從最上面下來,分別是:

  • 一句格言
  • 今天最重要的一個任務
  • 次重要的兩個任務
  • 額外如果做了會很不錯的兩個任務
  • 筆記
  • 每日評分

我曾經用這個筆記格式記錄一個月,裡面最有趣的設計是任務右方的評估欄。在列每個任務時,會在右邊寫下預估要花費的番茄鐘數目,最多只能五個,如果需要超過五個番茄鐘,通常表示這個任務太大,你應該要將任務切小。進行任務的過程中,每完成一個番茄鐘就塗滿一個圓圈,直到完成任務後,寫下總共花費幾個番茄鐘。

這個設計有兩個好處,第一個是訓練你切小任務和評估任務時程的能力。第二個好處則是提醒你要使用番茄鐘。

所以我的日記也將這項機制納入,日記的 E 表示 Estimate,是我預計要花費的番茄鐘數目;R 表示 Reality,實際花費幾個番茄鐘。

關於番茄鐘,我用的是 Be Focused 付費版 App。

子彈筆記

上面提的 Five Minute Journal 跟 Productivity Planner 都是格式,但子彈筆記比起格式,更像是一個系統。但一樣,這篇文章是講日記,所以我不會講整個子彈筆記的系統,只會講跟日記有關的部分。

我將子彈筆記的符號用在我的每日任務上,每一個任務一開始前面的符號都是一個點,如果完成會將它打 X,如果延期會變成 > 或 <。

因為我喜歡一起床就可以進入執行的階段,所以我是每天晚上規劃好隔天任務,包含預估的番茄鐘數目,讓我隔天可以馬上執行。在任務設計上,前面三個是按照重要性排序,這也是我執行任務的順序,後面就沒差,有做不錯,沒做完通常也是預期之內。

晚上睡前會整理今天未完成的任務,有的可能會延到隔天,那就在隔天的日記上寫下這個任務,並將今天的任務符號改成 >;有的可能想要排到下週或是下個月,那我就會記錄在子彈筆記的月誌或未來誌中,將符號改成 <。

關於子彈筆記,我覺得還是發明人寫的《子彈思考整理術》最好。附帶一提,這本書 Kobo 有給我 7 折折扣碼,約實體書 4 折,今天(3/30)是最後一天。

我的日記格式總結 + 一天的四個日記階段

綜合以上,我的日記通常會有四個階段:

  • 前一天晚上,寫下隔天任務,以及預估番茄鐘數目。
  • 當天早上,寫三件感恩的事,以及一句對自己的正向肯定語。
  • 當天做事過程中,記錄花費的番茄鐘數目。如果我有需要針對任務的發想,我也會寫在筆記本上,直接接著下來寫,不會跳頁(如果它很大,或是之後還會有很多相關筆記,我會換新的一頁寫,然後把頁碼加到索引中)。
  • 當天晚上,寫下三件今天發生的好事、今天可以如何變得更好,以及把未完成的任務處理,包括刪除、移到隔天、放到月誌或未來誌。
日記說明(我真的會寫的只有淺色的部分,其他都是說明文字,讓你們比較好懂)

為什麼我這樣設計我的日記?

一開始提到,我寫日記的目的只有一個:提高我的生產力。生產力是什麼?它代表一段時間做了多少有效益的事情。它是一個結果,而不是最前面投入的要素(input)。那它的 input 是什麼?答案是時間和精力。

生產力是時間與精力資源配置的成果

我們可以拿股票投資作為類比,你要投資賺錢,就是想辦法開源節流存到一筆金額,將它們配置到投資報酬率高的資產上,然後不斷持續,這樣你就能投資獲利。

生產力也是,想辦法開源節流你的時間和精力,配置到最有效益的任務上,然後讓這套模式很容易維持,這就是生產力管理工具的重點。打造好的生產力管理工具,可以先思考以下三點:

  • 如何減少時間浪費、維持精神狀態、維持體力
  • 什麼是投資報酬率最高的地方,將資源配置在那邊
  • 如何打造可持續性,尤其在低落的時候

接下來講這個日記如何達到這三點。

如何減少時間浪費、維持精神狀態、維持體力

  • 減少時間浪費,最好的做法不是叫自己「不要做什麼事」,而是叫自己「只能做什麼事」。前一天列下最重要的事,在完成它之前不要做其他事,包括看 Email、Slack、GA 這些感覺很重要,但其實晚兩小時再看也沒差的事情。
  • 最有效的時間管理是對所有事都說不要,除了那些「靠!我要!」在前一天晚上寫隔天任務時,我可以有充裕的時間思考,這件事情到底需不需要做,或需不需要由我來做。沒辦法對事情說「不」,是最容易讓人感到沒有生產力的原因。

大部分人提生產力管理,都把焦點放在時間管理,卻忽略了精力管理(意志力和體力)。

  • 對知識工作者來說,思考結果是最重要的產出。用實體筆記本思考,可以讓我暫時遠離數位產品,減少各種干擾。就算你把通知全部關掉,光是用數位產品,就有可能會讓你想開 Facebook、Line、Instagram 等 App。光是出現這樣的念頭,就算馬上用意志力壓下去,你的意志力也被消耗了。
  • 感恩是讓自己回到平靜最快的方法。負面情緒能幫助你下決心,但它對創造力有害,對謹慎度也有害,所以在一般情況下,我們會希望用平靜、愉悅的心態做事。每天早上寫三件感恩的事,能幫你更快進入這個狀態。
  • 光是事先想像,就會讓你更有可能達成目標。我們想像一項行動時所使用的神經迴路,與我們實際執行這項行動時所使用的神經迴路相同,在寫下任務的同時,我會邊想像自己做這件事的畫面,邊預估這樣大概要花幾個番茄鐘數目。光是想像就會讓你更容易完成它。
  • 正面積極的句子比負面消極的句子好。每天給自己肯定,會讓你自己建立起信心去做較困難的任務。
  • 多利用子彈筆記的頁碼和索引機制,彈性增加索引是我覺得子彈筆記最令人驚艷的發明之一,它可以幫你整理所有相關的思考,讓你放心清空你的大腦。大腦不是用來記憶的,而是用來思考的。如果你希望頭腦一直記著某件事,會嚴重影響你的思考。

找到時間精力投資報酬率最高的地方

  • 投資報酬率 = 獲利/成本。在時間管理上,許多人把焦點放在獲利,卻忘了關注成本。藉由記錄番茄鐘的預估數目和實際數目,你可以練習自己評估花費時間的能力,這樣才能更好的評估每件事的報酬率。
  • 你無法對任務排序優先度,只能對專案排優先度。GTD 把事情的層級分成專案、任務、行動。我們大部分的待辦事項都是屬於任務和行動這兩個層級,通常不會寫專案層級(你不會寫今天待辦:讓身體更健康)。問題是不同專案的任務之間,你很難比較優先度。例如你怎麼比較「看這篇生產力文章」和「看那篇社群文章」,哪個比較重要?只有把它拉高到專案層級,例如一個屬於自我成長的專案,另一個屬於提升行銷專業的專案,藉由評估這兩個專案對你的重要性,以及這兩個任務分別對它們所屬專案的貢獻度,來評估他們的重要性。
  • 藉由每天晚上的回顧,反省自己哪裡可以做得更好,評估是進步之源。
  • 回顧你過去一個月的工作內容,思考如果今天只能用原先 70% 的時間達到這些效益,你會刪去哪些工作,或你會怎麼達到這些目的。
  • 再講一次上面提過的東西:最有效的時間管理是對所有事都說不要,除了那些「靠!我要!」根據我自己的經驗,每天至少有五成的事情不需要做,或不需要由你來做。

如何打造可持續性,尤其在低落的時候

  • 設計觸發機制,最好可以加到某個現有的流程之中,例如我是每天一起床,以及睡前寫(如果你每天都搞到很晚才睡,那可能就要提早一點點,例如洗完澡後馬上寫)。
  • 盡可能簡化它,不要讓自己有任何壓力。當你真的疲憊躺在床上的時候,連關燈都是一件困難的事,更別說是寫複雜的日記。我目前的格式設計,讓我可以早晚各花不到一分鐘寫完它。
  • 提醒自己為什麼要寫這個日記,「為什麼」很重要,最好是跟其他人有關,而不是只跟自己有關。
  • 動機並不可靠,熱情會邊際效益遞減,同一件事一直做,你會開始失去熱情。想辦法養成習慣
  • 你很難在一天之內有很明顯的進步或突破,所有的進步都來自持續的積累。將每天發生的事情,選幾件值得記錄的記錄下來,能夠幫助你認知到「哇,原來我過去半年也做了不少事,並不是一事無成啊。」這是當你遇到低潮時,激勵自己的好方法。

幾個常見問答:

Q. 我常常寫沒幾天就放棄,要怎麼持續寫?

  • 提醒自己「為什麼」,你有這麼多事情可以做,為什麼要寫日記?他為什麼對你來說很重要?
  • 設計觸發機制,例如拿一張 A4 紙在上面寫「寫日記」,每天出門前就擺在床上,這樣你要上床時就會被提醒到。

Q. 需要記錄做的每件事情跟花費時間嗎?要記到多詳細?

記錄時間本身對生產力沒有幫助,有幫助的是事後的回顧。這跟記帳是一樣的道理,記帳本身並不會幫你節流,但它可以幫助你回顧過去一段時間錢都花在哪邊,然後促使你思考這樣的花費是否合理。

記帳只有在你覺得最近花錢很兇,但不清楚花到哪邊去才要記。記錄時間也是一樣的意思,如果你覺得自己時間都不知道花去哪了,覺得每天都很忙碌,卻覺得生產力很低、效益很差,那才需要考慮記錄時間。記錄時間是為了有資料能夠回顧分析,記錄本身不是目的。彼得杜拉克在《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中提到:

  • 運用時間和浪費時間的差異反映在效益和成果上。因此,管理者追求效能的第一步就是記錄自己如何運用時間。
  • 許多管理者持續紀錄時間,並且定期檢視時間日誌。高效能管理者每年至少會兩度紀錄這樣的時間日誌,每次持續三到四個星期。每次記錄完之後,他們會重新檢討和修正自己的時間表。

這跟近藤麻里惠的怦然心動的人生整理魔法有相通之處,她教你的第一件事就是把所有衣服拿出來疊在一起,只有當你一眼看到自己擁有多少衣服,才會意識到你不需要這麼多,可以丟掉。時間管理也是,你要先把你過去做過的事情全部記下來,並且攤開在面前,才會意識到你花了多少時間在沒什麼效益的事情上,進而願意捨棄他們。

根據以上理由,我自己沒有持續記錄時間,每年選兩個月記錄,之後認真檢討、修正時間配置就好。

我用的是時間塊這個 App,它特別的點是這是一個「事後記錄」的 App,而不像大多數時間管理 App 是「當下記錄」。另一個特別的點是他以 30 分鐘為一個單位(你也可以改成 15 分鐘)。我覺得 30 分鐘為一個單位就很夠了,真正的時間怪獸,用 30 分鐘為一個單位也可以很容易地看出來。我不用知道我到底花了幾小時幾分鐘在哪些無效率的事情上,只要知道我花了太多時間在這上面就好。

還有其他日記相關問題嗎?私訊我或在下面留言,我再補上來。


小結

  • 以生產力為目的的日記,重點要圍繞在讓時間和精力做更有效的配置。你應該要知道寫下的每一件事,為什麼會對你生產力有幫助。
  • 網路上有很多不同日記格式,你不一定看得出來跟生產力有什麼關係。我建議都可以嘗試看看,試兩個禮拜,有時候你要去做才知道它對你的幫助是什麼。但如果兩個禮拜還是覺得沒什麼用,那大概就是對現在的你沒用,不需要強迫自己硬要執行。
  • 生產力是時間和精力資源配置的成果,把焦點放在保護你的時間和精力,慎選你要配置的地方。
  • 盡可能讓自己的精神處在健康的狀態,這通常代表平靜的愉悅。
  • 有許多工作不需要做,或不需要由你來做。想辦法逼自己只用 7 成的時間達到過去做事的成果。這通常不會損害你的工作成效(如果不是變的更好)。

相關連結

我五月前預計寫一篇談生產力的文章,在那篇文章出來之前,可以先參考這兩篇:

  1. 您好~謝謝您無私地分享,看了覺得很受鼓舞,今天立碼就開始寫了(希望可以持續!)
    有兩個問題想請教您,請問一起早床的「感恩的事」和當天晚上的「今天發生的好事」有什麼不同呢?
    為什麼會設定一早起床要寫「感恩的事」呢?(我的想像是,一早起床睡眼惺忪,一天才剛要開始,除了睡眠時間和睡眠狀況外,還想不太到別的事,從您的填寫重訓和海鮮燉飯的內容,似乎也比較像是感恩昨天發生的事情?)

    以上小小問題,若您有空回答,我會非常非常感謝 🙂

    1. 哇,這問題很好耶。老實說我沒有想過這兩個的差異,所以又回去看了兩位發明人的介紹影片,看看他們的想法是什麼。

      重訓跟海鮮燉飯都是我當天寫的時候,第一個浮現腦中的東西,所以就寫了。海鮮燉飯是前一天的事,胸椎的上挺能力則是近一個月身體最大的進步,雖然還能夠加強,不過很感謝我物理治療師的幫忙。

      回到這兩個的差異,「感恩的事」發明人說目的是體會感恩的感覺,而不是理性的想哪些事值得感恩。用心去體會它。所以不一定是當天的事情,你也可以感恩很久之前的事。我自己很常寫今天天氣很好,或是我有健康的身體(睡很飽也蠻常寫的)。

      他們還提到很多人會覺得重複寫一樣的事不好,但這其實完全沒關係。或者也可以每天感恩不同的類別,例如家人、大自然、同事等等。

      重點是訓練自己感恩,讓自己更珍惜那些我們擁有的東西。這能讓我們成為一個更開心的人。

      今天發生的好事原文是「Amazing things happened today」,他們說有些人會反應當天沒有什麼特別的好事,但其實他們就是希望大家去用不同的角度看待今天發生的事,甚至是讓自己更專注在生活的周遭,挖掘身邊美好的事。

      對我來說,最大的幫助是,我會真的每天都覺得自己做了點什麼。如果沒有這項紀錄,我會很容易覺得今天耍廢一整天,或是過一陣子就覺得最近都沒什麼產出很廢。但只要往回翻一下日記,就會發現其實我還是做了不少事。

      以上回答,希望對你有幫助 🙂

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