每個寫日記的人，背後有各自不同的理由。有人想記錄自己的生活，有人藉由日記抒發自己的內心，也有人當作一種藝術創作。不同的理由，想達到不同的目的，我這三年也在寫日記，而我寫日記的只有一個：提高我的生產力。
我日記都寫在實體筆記本，用的是 MIDORI MD Notebook A5 方格筆記本。現在我幾乎所有實體的文字都寫在這本筆記本上，數位的紀錄則是使用 Notion App。對我來說，這兩個差異在實體筆記本重點是「時」，數位筆記本重點是「事」。兩者之間的分界很微妙，不過因為這篇文章只講日記的部分，不需要講到那麼細膩的差異，我日記全部都是記錄在實體筆記本上。
這篇文章分兩大塊：
我的日記長什麼樣？
為什麼我這樣設計我的日記？
我的日記長什麼樣？
在說明為什麼日記可以幫我提高生產力之前，先給大家看我的日記長怎麼樣（因為字太醜，所以還是用電腦做圖，比較不傷你們的眼睛）。這是我一整天下來，最後日記會呈現的樣子。最上面寫日期，接下來會有一些記錄：
Five Minute Journal
日記格式主要是參考 Five Minute Journal：
每天早上會寫下三件感恩的事、三件當天希望完成的事，跟一句對自己的正向肯定語。
晚上則是寫下三件今天發生的好事，以及今天可以如何變得更好。
我後面會說明為什麼這個對我的生產力有幫助，但你如果想知道這個設計背後的想法，兩位發明人 UJ Ramdas 跟 Alex Ikonn 的介紹影片是我看過最詳細的說明。
如果仔細看我的日記，會發現我的日記跟 Five Minute Journal 有幾個地方不一樣。第一個是當天任務我不只寫三個，而且我是寫在最上方，不像原本的設計是寫在第二段。第二個不同點則是當天任務左邊有一些符號，右邊則是多了奇怪的英文和數字。原因是在 Five Minute Journal 之上，我又加上了子彈筆記和 Productivity Planner 的設計。
Productivity Planner
Five Minute Journal 的兩位發明人，在推出這本筆記本之後，又針對生產力推出另一本筆記本，叫做 Productivity Planner
這個筆記本專為生產力設計，從最上面下來，分別是：
一句格言
今天最重要的一個任務
次重要的兩個任務
額外如果做了會很不錯的兩個任務
筆記
每日評分
我曾經用這個筆記格式記錄一個月，裡面最有趣的設計是任務右方的評估欄。在列每個任務時，會在右邊寫下預估要花費的番茄鐘數目，最多只能五個，如果需要超過五個番茄鐘，通常表示這個任務太大，你應該要將任務切小。進行任務的過程中，每完成一個番茄鐘就塗滿一個圓圈，直到完成任務後，寫下總共花費幾個番茄鐘。
這個設計有兩個好處，第一個是訓練你切小任務和評估任務時程的能力。第二個好處則是提醒你要使用番茄鐘。
所以我的日記也將這項機制納入，日記的 E 表示 Estimate，是我預計要花費的番茄鐘數目；R 表示 Reality，實際花費幾個番茄鐘。
關於番茄鐘，我用的是 Be Focused 付費版 App。
子彈筆記
上面提的 Five Minute Journal 跟 Productivity Planner 都是格式，但子彈筆記比起格式，更像是一個系統。但一樣，這篇文章是講日記，所以我不會講整個子彈筆記的系統，只會講跟日記有關的部分。
我將子彈筆記的符號用在我的每日任務上，每一個任務一開始前面的符號都是一個點，如果完成會將它打 X，如果延期會變成 > 或 <。
因為我喜歡一起床就可以進入執行的階段，所以我是每天晚上規劃好隔天任務，包含預估的番茄鐘數目，讓我隔天可以馬上執行。在任務設計上，前面三個是按照重要性排序，這也是我執行任務的順序，後面就沒差，有做不錯，沒做完通常也是預期之內。
晚上睡前會整理今天未完成的任務，有的可能會延到隔天，那就在隔天的日記上寫下這個任務，並將今天的任務符號改成 >；有的可能想要排到下週或是下個月，那我就會記錄在子彈筆記的月誌或未來誌中，將符號改成 <。
關於子彈筆記，我覺得還是發明人寫的《子彈思考整理術》最好。附帶一提，這本書 Kobo 有給我 7 折折扣碼，約實體書 4 折，今天（3/30）是最後一天。
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7 折折扣代碼：KOBOBLTN
我的日記格式總結 + 一天的四個日記階段
綜合以上，我的日記通常會有四個階段：
前一天晚上，寫下隔天任務，以及預估番茄鐘數目。
當天早上，寫三件感恩的事，以及一句對自己的正向肯定語。
當天做事過程中，記錄花費的番茄鐘數目。如果我有需要針對任務的發想，我也會寫在筆記本上，直接接著下來寫，不會跳頁（如果它很大，或是之後還會有很多相關筆記，我會換新的一頁寫，然後把頁碼加到索引中）。
當天晚上，寫下三件今天發生的好事、今天可以如何變得更好，以及把未完成的任務處理，包括刪除、移到隔天、放到月誌或未來誌。
日記說明（我真的會寫的只有淺色的部分，其他都是說明文字，讓你們比較好懂）
為什麼我這樣設計我的日記？
一開始提到，我寫日記的目的只有一個：提高我的生產力。生產力是什麼？它代表一段時間做了多少有效益的事情。它是一個結果，而不是最前面投入的要素（input）。那它的 input 是什麼？答案是時間和精力。
生產力是時間與精力資源配置的成果
我們可以拿股票投資作為類比，你要投資賺錢，就是想辦法開源節流存到一筆金額，將它們配置到投資報酬率高的資產上，然後不斷持續，這樣你就能投資獲利。
生產力也是，想辦法開源節流你的時間和精力，配置到最有效益的任務上，然後讓這套模式很容易維持，這就是生產力管理工具的重點。打造好的生產力管理工具，可以先思考以下三點：
如何減少時間浪費、維持精神狀態、維持體力
什麼是投資報酬率最高的地方，將資源配置在那邊
如何打造可持續性，尤其在低落的時候
接下來講這個日記如何達到這三點。
如何減少時間浪費、維持精神狀態、維持體力
減少時間浪費，最好的做法不是叫自己「不要做什麼事」，而是叫自己「只能做什麼事」。前一天列下最重要的事，在完成它之前不要做其他事，包括看 Email、Slack、GA 這些感覺很重要，但其實晚兩小時再看也沒差的事情。
最有效的時間管理是對所有事都說不要，除了那些「靠！我要！」在前一天晚上寫隔天任務時，我可以有充裕的時間思考，這件事情到底需不需要做，或需不需要由我來做。沒辦法對事情說「不」，是最容易讓人感到沒有生產力的原因。
大部分人提生產力管理，都把焦點放在時間管理，卻忽略了精力管理（意志力和體力）。
對知識工作者來說，思考結果是最重要的產出。用實體筆記本思考，可以讓我暫時遠離數位產品，減少各種干擾。就算你把通知全部關掉，光是用數位產品，就有可能會讓你想開 Facebook、Line、Instagram 等 App。光是出現這樣的念頭，就算馬上用意志力壓下去，你的意志力也被消耗了。
感恩是讓自己回到平靜最快的方法。負面情緒能幫助你下決心，但它對創造力有害，對謹慎度也有害，所以在一般情況下，我們會希望用平靜、愉悅的心態做事。每天早上寫三件感恩的事，能幫你更快進入這個狀態。
光是事先想像，就會讓你更有可能達成目標。我們想像一項行動時所使用的神經迴路，與我們實際執行這項行動時所使用的神經迴路相同，在寫下任務的同時，我會邊想像自己做這件事的畫面，邊預估這樣大概要花幾個番茄鐘數目。光是想像就會讓你更容易完成它。
正面積極的句子比負面消極的句子好。每天給自己肯定，會讓你自己建立起信心去做較困難的任務。
多利用子彈筆記的頁碼和索引機制，彈性增加索引是我覺得子彈筆記最令人驚艷的發明之一，它可以幫你整理所有相關的思考，讓你放心清空你的大腦。大腦不是用來記憶的，而是用來思考的。如果你希望頭腦一直記著某件事，會嚴重影響你的思考。
找到時間精力投資報酬率最高的地方
投資報酬率 = 獲利/成本。在時間管理上，許多人把焦點放在獲利，卻忘了關注成本。藉由記錄番茄鐘的預估數目和實際數目，你可以練習自己評估花費時間的能力，這樣才能更好的評估每件事的報酬率。
你無法對任務排序優先度，只能對專案排優先度。GTD 把事情的層級分成專案、任務、行動。我們大部分的待辦事項都是屬於任務和行動這兩個層級，通常不會寫專案層級（你不會寫今天待辦：讓身體更健康）。問題是不同專案的任務之間，你很難比較優先度。例如你怎麼比較「看這篇生產力文章」和「看那篇社群文章」，哪個比較重要？只有把它拉高到專案層級，例如一個屬於自我成長的專案，另一個屬於提升行銷專業的專案，藉由評估這兩個專案對你的重要性，以及這兩個任務分別對它們所屬專案的貢獻度，來評估他們的重要性。
藉由每天晚上的回顧，反省自己哪裡可以做得更好，評估是進步之源。
回顧你過去一個月的工作內容，思考如果今天只能用原先 70% 的時間達到這些效益，你會刪去哪些工作，或你會怎麼達到這些目的。
再講一次上面提過的東西：最有效的時間管理是對所有事都說不要，除了那些「靠！我要！」根據我自己的經驗，每天至少有五成的事情不需要做，或不需要由你來做。
如何打造可持續性，尤其在低落的時候
設計觸發機制，最好可以加到某個現有的流程之中，例如我是每天一起床，以及睡前寫（如果你每天都搞到很晚才睡，那可能就要提早一點點，例如洗完澡後馬上寫）。
盡可能簡化它，不要讓自己有任何壓力。當你真的疲憊躺在床上的時候，連關燈都是一件困難的事，更別說是寫複雜的日記。我目前的格式設計，讓我可以早晚各花不到一分鐘寫完它。
提醒自己為什麼要寫這個日記，「為什麼」很重要，最好是跟其他人有關，而不是只跟自己有關。
動機並不可靠，熱情會邊際效益遞減，同一件事一直做，你會開始失去熱情。想辦法養成習慣。
你很難在一天之內有很明顯的進步或突破，所有的進步都來自持續的積累。將每天發生的事情，選幾件值得記錄的記錄下來，能夠幫助你認知到「哇，原來我過去半年也做了不少事，並不是一事無成啊。」這是當你遇到低潮時，激勵自己的好方法。
幾個常見問答：
Q. 我常常寫沒幾天就放棄，要怎麼持續寫？
提醒自己「為什麼」，你有這麼多事情可以做，為什麼要寫日記？他為什麼對你來說很重要？
設計觸發機制，例如拿一張 A4 紙在上面寫「寫日記」，每天出門前就擺在床上，這樣你要上床時就會被提醒到。
Q. 需要記錄做的每件事情跟花費時間嗎？要記到多詳細？
記錄時間本身對生產力沒有幫助，有幫助的是事後的回顧。這跟記帳是一樣的道理，記帳本身並不會幫你節流，但它可以幫助你回顧過去一段時間錢都花在哪邊，然後促使你思考這樣的花費是否合理。
記帳只有在你覺得最近花錢很兇，但不清楚花到哪邊去才要記。記錄時間也是一樣的意思，如果你覺得自己時間都不知道花去哪了，覺得每天都很忙碌，卻覺得生產力很低、效益很差，那才需要考慮記錄時間。記錄時間是為了有資料能夠回顧分析，記錄本身不是目的。彼得杜拉克在《杜拉克談高效能的 5 個習慣》中提到：
運用時間和浪費時間的差異反映在效益和成果上。因此，管理者追求效能的第一步就是記錄自己如何運用時間。
許多管理者持續紀錄時間，並且定期檢視時間日誌。高效能管理者每年至少會兩度紀錄這樣的時間日誌，每次持續三到四個星期。每次記錄完之後，他們會重新檢討和修正自己的時間表。
這跟近藤麻里惠的怦然心動的人生整理魔法有相通之處，她教你的第一件事就是把所有衣服拿出來疊在一起，只有當你一眼看到自己擁有多少衣服，才會意識到你不需要這麼多，可以丟掉。時間管理也是，你要先把你過去做過的事情全部記下來，並且攤開在面前，才會意識到你花了多少時間在沒什麼效益的事情上，進而願意捨棄他們。
根據以上理由，我自己沒有持續記錄時間，每年選兩個月記錄，之後認真檢討、修正時間配置就好。
我用的是時間塊這個 App，它特別的點是這是一個「事後記錄」的 App，而不像大多數時間管理 App 是「當下記錄」。另一個特別的點是他以 30 分鐘為一個單位（你也可以改成 15 分鐘）。我覺得 30 分鐘為一個單位就很夠了，真正的時間怪獸，用 30 分鐘為一個單位也可以很容易地看出來。我不用知道我到底花了幾小時幾分鐘在哪些無效率的事情上，只要知道我花了太多時間在這上面就好。
還有其他日記相關問題嗎？私訊我或在下面留言，我再補上來。
小結
以生產力為目的的日記，重點要圍繞在讓時間和精力做更有效的配置。你應該要知道寫下的每一件事，為什麼會對你生產力有幫助。
網路上有很多不同日記格式，你不一定看得出來跟生產力有什麼關係。我建議都可以嘗試看看，試兩個禮拜，有時候你要去做才知道它對你的幫助是什麼。但如果兩個禮拜還是覺得沒什麼用，那大概就是對現在的你沒用，不需要強迫自己硬要執行。
生產力是時間和精力資源配置的成果，把焦點放在保護你的時間和精力，慎選你要配置的地方。
盡可能讓自己的精神處在健康的狀態，這通常代表平靜的愉悅。
有許多工作不需要做，或不需要由你來做。想辦法逼自己只用 7 成的時間達到過去做事的成果。這通常不會損害你的工作成效（如果不是變的更好）。
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意識參與的程度決定你的生產力——《每天最重要的兩小時》讀書筆記
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